Organiser un évènement

Afin d’aider les organisateurs, voici un cahier des charges destiné à vous aider à organiser un évènement. Vous y trouverez un certains nombre de conseils pour préparer votre évènement, les règles à respecter pour réduire les risques de dérapage au minimum et des conseils de communication.

Définir le projet

• Quel public, nombre de participants, âge ?
• Quel salle ou lieu ? Quelles spécificités (intérieur, extérieur, climat, etc.) ?
• Quels thèmes (déguisements, soirée mousse, etc.) ?
• Fixer des prix (entrée, consommations, etc.) en tenant compte des coûts (achats, tarifs des prestataires, etc.)
• Quels sont les risques éventuels et comment y faire face ?
• Agir en coordination avec les communes et les différents services officiels.
• Avoir la volonté de prendre en compte les impératifs de chacun.

Une bonne ambiance pour désamorcer les problèmes en amont

• Avoir un bon état d’esprit entre les organisateurs, garder le sourire.
• Plus l’ambiance sera bonne, plus les participants serons satisfaits.
• Moins il y aura de problèmes et de risques de dégradation.
• Plus ce sera positif  en terme d’image et de retombées économiques.

Agir avec professionnalisme et psychologie

• Il est important de bien savoir ce que vous avez à faire et de le faire bien.
• L’animation d’une soirée ne se fait pas n’importe comment.
• Les organisateurs doivent s’investir au maximum pour réussir leur soirée.
• Ils sont les hôtes, ils doivent avoir un comportement accueillant et convivial pour créer l’atmosphère.

                       

Choisir vos animations (sonorisation, lumière, etc.)

• Définir votre demande avant la soirée.
• Demander conseil aux sociétés d’animations.

Maximiser la satisfaction des participants

• Tarifs raisonnables : sachant que plus les prix à l’unité et le tarif à l’entrée vont être chers et moins les consommateurs vont dépenser.
• Avoir une bonne ambiance (voir ci-dessus).
• Offre variée : même si on s’adresse à un public particulier, chaque individu est différent et il faut essayer de satisfaire au maximum les goûts en matière de musique et consommations (boissons non alcoolisées, nourriture).
• Autres services : sécurité du parking, alcootests, boissons non alcoolisées offertes à l’entrée si on conduit, vestiaires, etc.

Être en conformité avec la législation et les réglementations

• Déclarations SPRÉ ou SACEM
• Mairie
• Police municipale
• Gendarmerie
• Assurance

Respecter les normes, les lieux et les infrastructures, avoir une assurance

• Nombre de personnes dans la salle.
• Normes de sécurité.
• Les organisateurs doivent assurer l’intégrité et la propreté des locaux, infrastructures, etc.
• Ils seront rendus propres et tout dommage sera pris en compte par les assurances.

SÉCURITÉ

Choix d’une politique de sécurité

• L’organisateur donne des consignes aux agents de sécurité.
• Définir à l’avance la configuration du dispositif, le nombre d’agents.
• Définir des règles claires (pour les agents de sécurité et le personnel organisateur)
• Pour assurer le calme et la bonne humeur, être poli, courtois et détendu, pas de coups, en cas de problème ceinturer l’élément gênant, l’emmener dehors et discuter avec lui pour faire baisser la pression.
• En général éviter tous les comportements agressifs pouvant entraîner une réponse violente indésirable et incontrôlable.

Choix d’une société de sécurité

• On n’assure pas la sécurité d’une soirée comme celle d’un supermarché.
• Consulter la liste des sociétés de sécurité ici : http://enamerique.blogspot.com/2011/04/coordonnees-des-societes-de-securite.html

Boissons alcoolisées

• Offre variée de boisson non alcoolisées.
• Offre de nourriture (petits pâtés, sandwichs, etc.).
• Promouvoir les éthylotests
• Partenariat avec la sécurité routière, ceux qui conduisent ne boivent pas.
• Assurer la promotion d’un comportement responsable sur les affiches.
• Message à la sono.

Présence d’adultes

• La présence d’une dizaine de parents peut dissuader les éventuels fauteurs de troubles.   

Armes

• Si on a une bonne société de sécurité, qui fait correctement son travail (fouille à l’entrée), normalement pas de soucis.
• Contrôler les différents points d’entrée.
• Contrôler les parkings.

Troubles extérieurs

• Les troubles extérieurs sont souvent une conséquence de problèmes relationnels, soit des organisateurs, soit de la société de sécurité, avec les fauteurs de troubles.
• Le meilleur moyen d’éviter les problèmes est de ne pas se créer d’ennemis.
• Prévoir un partenariat avec les forces de l’ordre.

Troubles du voisinage

• Si les points précédents sont acquis ils seront réduits au minimum.
• Prévenir les voisins de la tenue de l’évènement.

Rôle des forces de l’ordre

• Elles doivent assurer la protection des biens et des personnes.
• Recourt ultime, mais leur rôle est d’être présentes le cas échéant.
• À envisager en liaison avec les élus et responsables.

COMMUNICATION

Mettre en place une stratégie de communication

• A qui s’adresse la manifestation ?
• Quel est le message à faire passer ?
• Comment le faire passer ?
• Organiser le timing des annonces.
• Organiser la redondance et le croisement des informations pour assurer une bonne médiatisation de l’évènement.

Déployer vos informations sur internet et dans les réseaux sociaux

• Créer un évènement sur Facebook
• Inviter des personnes.
• Bénéficier de listes d’amis
• Annoncer l’évènement sur les blogs
• Annoncer l’évènement sur les sites officiels (communauté de communes, etc.)

Utiliser les médias traditionnels, l’affichage, les offices du tourisme, etc.

• Médias traditionnels
• Journaux
• Radios locales
• Affichage
• Offices du tourisme

Travailler avec les services officiels

                                                                                             

• Mairie
• Communauté de communes, etc.

Affiches, tickets

• À voir avec les sociétés d’animations
• Partenariat, sponsors